- MISSIONS DU POSTE
L’Assistante de Direction (AD) est chargé (e) au quotidien, d’assister le DG dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction. Elle s’occupe de traiter les courriers, gérer les rendez-vous et appels téléphoniques, saisir et classer des documents, gérer les signatures de documents, préparer des réunions, rédiger des documents, préparer les déplacements et missions du DG.
- TACHES ET RESPONSABILITÉS DU POSTE
Les différentes responsabilités et tâches clés qui lui sont attribuées incluent :
- Tenir à jour l’agenda de la Direction et du DG ;
- Gérer de façon professionnelle les appels entrant de partenaires ;
- Sur instruction du DG, organiser ou participer à des réunions et en assurer la prise de notes puis rédiger les comptes-rendus ;
- Gérer le planning, préparation des réunions, rédiger des comptes rendus, rédiger les drafts de lettres ou réponses du DG aux courriers entrants, rédiger les drafts d’allocutions du DG lors d’évènements, organisation des déplacements et missions à l’intérieur comme à l’extérieur du pays (réservations de billets d’avion, hôtels, etc.) ;
- Accueillir et gérer de façon aimable et professionnelle, les visiteurs, partenaires, collaborateurs internes, etc. ;
- Réceptionner et gérer les courriers entrants et sortants selon les procédures internes en la matière ;
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
- Garantir une bonne communication et transmission de l’information émanant du DG aux collaborateurs au sein de l’entreprise ;
- Respecter le planning des tâches établit et les échéances conformément au planning du DG ;
- Assurer toutes autres missions ordonnées par la hiérarchie, en lien avec l’amélioration des performances en assistance administrative, et en rapport avec ses qualifications et compétences.
- Être titulaire d’un diplôme BAC+2/BTS en gestion administrative, secrétariat de direction ou un cursus similaire ;
- Justifier d’au moins deux (02) à cinq (05) années d’expériences professionnelles dont deux (02) ans à un poste d’Assistante de Direction ou Caissière ou à un poste équivalent au sein d’une unité industrielle, commerciale, ou de services ;
- Être âgé d’au moins 20 ans et au plus 40 ans.
- COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Avoir la capacité de faire preuve d’une grande polyvalence, avec de solides compétences administratives et bureautiques ;
- Maîtriser les notions de base en secrétariat, tels que la gestion des appels, la prise de notes, la gestion de l’agenda et la gestion des dossiers ;
- Avoir des connaissances et une bonne expérience pratique en gestion admirative d’entreprises et d’assistance au Manager ;
- Maîtriser les principes fondamentaux et les bonnes pratiques d’accueil et d’information auprès de partenaires, être en mesure de bien répondre à leurs demandes ;
- Avoir un sens élever de la discrétion et de la confidentialité, en ayant le devoir de réserve et de non divulgation des informations comptables qu’il/elle serait amené(e) à voir et/ou à comptabiliser ;
- Être très rigoureux, mais attentionne et professionnelle, avoir de très bonnes capacités organisationnelles, relationnelles et communicationnelle (orale et écrite) ;
- Savoir faire preuve d’écoute, avoir une grande capacité à s’adapter et à communiquer aussi bien avec différents interlocuteurs du DG ;
- Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale, avec d’excellentes qualités et aptitudes rédactionnelles et à faire des présentations ;
- Être consciencieuse, savoir hiérarchiser et classer des dossiers ;
- Connaître parfaitement, comprendre et respecter les différentes procédures administratives internes relatives à ses tâches ;
- Avoir une bonne maîtrise de l’informatique MS Word, Excel et PowerPoint ;
- Avoir de des qualités humaines, un bon sens d’initiatives et d’anticipation, une grande faculté à gérer des relations et les situations stressantes et émotionnelles dans l’urgence ;
- Être ordonnée et soignée, avoir un sens élevé du contact et d’amabilité et toujours, faire montre de courtoisie et, en toute circonstance, faire preuve de savoir-être, avec toujours, un sens élever de la discrétion et de la confidentialité à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise.
Elle doit, par-dessus tout :
Être rigoureuse, et accepter les astreintes, être disposé si nécessaire, pour aller en mission à l’intérieur et à l’extérieur du pays, et être disponible pour faire face éventuellement au travail de fin de semaine et de jours fériés compris ;
Être intègre et loyal, avec un sens élevé du respect et de la préservation de l’image et des intérêts de l’entreprise.
ATOUTS
Maîtriser l’anglais. En plus, comprendre et parler une, voire plusieurs des langues locales (Dioula, Mooré, Bobo, Bwamou, Djan, etc.) serraient des atouts appréciables.
NB : Dépôt en ligne.
COMPOSITION DES DOSSIERS
- Une lettre de motivation adressée à l’Administrateur Général Adjoint de Human Project Group, datée et signée ;
- Un CV, détaillé, sincère, daté et signé + contacts (téléphone + adresse électronique) de trois (03) personnes de référence ;
- Une photocopie légalisée de la pièce d’identité ou du passeport ;
- Une photocopie légalisée du diplôme exigé ;
- Une photocopie de la carte ou des références de souscription de l’APEC ;
- Une photocopie légalisée des documents justifiant l’expérience professionnelle.
Lieu d’affectation : BOBO-DIOULASSO (BURKINA FASO)
MODALITE DE RECRUTEMENT
Le recrutement se fera en deux (02) phases :
- Une présélection sur dossier ;
- Un entretien avec le jury (en ligne ou en présentiel) ;
- Un test pratique pour les postes de chauffeur ;
- Un test d’adaptabilité pour les postes de cadres (bilan de compétences).
NB : – Tout dossier incomplet sera rejeté.
: – Il n’est pas autorisé de soumettre sa candidature à plusieurs postes.
PROCEDURE DE DEPOT DE DOSSIERS
Il est précisé pour chaque poste le mode de dépôt :
- Dépôt physique: au cabinet Human Project Group à Ouagadougou (Zone du Bois 100 m de la Croix Rouge) ou à Bobo-Dioulasso (en face du CSPS de Farakan) en précisant l’intitulé du poste.
- Dépôt en ligne: en utilisant le lien suivant: www.databases-humanprojectgroup.com
Cliquez sur « espace candidat », ensuite cliquez sur « créer votre compte » puis « renseignez les différents champs », insérez « votre mail » et un « mot de passe » puis validez, un mail de confirmation vous sera envoyé dans votre boite mail, vérifier puis confirmez votre inscription dans votre boîte mail.
Ou télécharger l’application mobile de Human Project Group en tapant dans Play Store « Database Human Project » ou cliquer sur le lien https://play.google.com/store/apps/details?id=com.humanprojectbf.database3_1&pli=1 puis cliquez sur « Se connecter », ensuite sur « Pas encore inscrit ? Créer votre compte » et « renseignez les différents champs » enfin cliquez sur « Enregistrer ».
Le dépôt des dossiers se fait en un seul fichier scanné en PDF et attaché à la création du compte dans la partie CV.
Consultez l’offre détaillée sur la plateforme de recrutement : databases-humanprojectgroup.com
NB : Précisez votre lieu de résidence dans la lettre de motivation.
Les appels sont recevables de 14 heures à 17 heures
Contacts siège Ouagadougou : +226 02 60 33 33/ +226 02 60 12 12/+226 03 20 23 23
Contacts Bureau Bobo-Dioulasso : +226 02 60 26 26/+226 02 60 10 10
Date limite de dépôt des dossiers : Mercredi 07 août 2024 à 23 heures 59 minutes
NB : Seuls les candidats prés électionnés seront contactés pour les compléments de dossier.